○守山市特定個人情報等の取扱いに関する管理規程

平成27年12月28日

訓令第33号

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 管理体制(第3条―第12条)

第3章 特定個人情報等の取扱(第13条―第23条)

第4章 情報システムにおける安全の確保等(第24条―第40条)

第5章 情報システム室等の安全管理(第41条・第42条)

第6章 特定個人情報等の提供および業務の委託等(第43条・第44条)

第7章 安全確保上の問題への対応(第45条)

第8章 監査および点検の実施(第46条―第48条)

付則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、本市の保有する特定個人情報について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、市の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)

第2条 この規程における用語の定義は、守山市個人情報保護条例(平成14年条例第36号。以下「条例」という。)第2条および行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。

第2章 管理体制

(特定個人情報等保護総括管理責任者)

第3条 特定個人情報等保護総括管理責任者を1人置くこととし、副市長をもって充てる。

2 特定個人情報等保護総括管理責任者は、市長および教育長を補佐し、個人番号および特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する。

(特定個人情報等保護副総括管理責任者)

第4条 特定個人情報等を取り扱う各課等を所管する部局等に特定個人情報等保護副総括管理責任者を1人置くこととし、当該部局等の長をもって充てる。

2 特定個人情報等保護副総括管理責任者は、各部局等における特定個人情報等の適切な管理を確保する任にあたるものとし、特定個人情報等を情報システムで取り扱う場合にあっては、当該情報システムの管理者と連携して、その任にあたるものとする。

3 特定個人情報等保護副総括管理責任者である総務部長は、特定個人情報等保護総括管理責任者の職務を補佐し、特定個人情報等の管理に関する事務を総括する。

(特定個人情報等保護管理責任者)

第5条 特定個人情報等を取り扱う課等に、特定個人情報等保護管理責任者を1人置くこととし、当該課等の長またはこれに代わる者をもって充てる。

2 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等保護副総括管理責任者を補佐し、各課等における特定個人情報等の管理に関する事務を担当する。

(監査責任者)

第6条 監査責任者を1人置くこととし、監査委員事務局長をもって充てる。

2 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について監査する任にあたる。

(特定個人情報等の適切な管理のための委員会)

第7条 特定個人情報等保護総括管理責任者は、特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定ならびに連絡および調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期にまたは随時に開催する。

(事務取扱担当者およびその役割の明確化)

第8条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)およびその役割を指定する。

(事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲の明確化)

第9条 特定個人情報等保護管理責任者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。

(組織体制の整備)

第10条 特定個人情報等保護管理責任者は、次の各号に掲げる組織体制を整備する。

(1) 事務取扱担当者が本規程等(番号法および関連法令ならびに条例を含む。)に違反している事実または兆候を把握した場合の特定個人情報等保護副総括管理責任者および特定個人情報等保護総括管理責任者(以下「責任者等」という。)への報告連絡体制

(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失または毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生または兆候を把握した場合の責任者等への報告連絡体制

(3) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生または兆候を把握した場合の対応体制

(4) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担および責任の明確化

(教育研修)

第11条 特定個人情報等保護総括管理責任者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報および特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

2 特定個人情報等保護総括管理責任者は、事務取扱担当者のうち情報システムの管理に関する事務に従事する者に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用およびセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

3 特定個人情報等保護総括管理責任者は、特定個人情報等保護副総括管理責任者および特定個人情報等保護管理責任者に対し、課等の現場における特定個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。

4 特定個人情報等保護管理責任者は、当該各課等の職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、特定個人情報等保護総括管理責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

5 前各項の措置を講ずる場合には、特定個人情報等の取扱いに従事する派遣労働者についても、職員と同様の措置を講ずる。

(職員の責務)

第12条 職員(条例第3条第2項に規定する実施機関の職員をいう。以下同じ。)は、条例および番号法の趣旨に則り、関連する法令および規程等の定めならびに特定個人情報等保護総括管理責任者、特定個人情報等保護副総括管理責任者および特定個人情報等保護管理責任者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。

第3章 特定個人情報等の取扱

(アクセス制限)

第13条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限るものとする。

2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。

3 事務取扱担当者は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第14条 事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次の各号に掲げる行為については、特定個人情報等保護管理責任者の指示に従い行うものとする。

(1) 特定個人情報等の複製

(2) 特定個人情報等の送信

(3) 特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付または持出し

(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(誤りの訂正等)

第15条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、特定個人情報等保護管理責任者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。

(媒体の管理等)

第16条 事務取扱担当者は、特定個人情報等保護管理責任者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管およびキャビネット等の施錠等を行わなければならない。

(廃棄等)

第17条 事務取扱担当者は、特定個人情報等または特定個人情報等が記録されている媒体(端末およびサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、特定個人情報等保護管理責任者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元または判読が不可能な方法により当該情報の削除または当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(特定個人情報等の取扱状況の記録)

第18条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて台帳等を整備し、当該特定個人情報等の利用および保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。

(個人番号の利用の制限)

第19条 特定個人情報等保護管理責任者は、個人番号の利用にあたり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定するものとする。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第20条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務または個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第21条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集・保管の制限)

第22条 特定個人情報等保護管理責任者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集または保管してはならない。

(取扱区域)

第23条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。

第4章 情報システムにおける安全の確保等

(アクセス制御)

第24条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第37条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカードおよび生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。

第25条 特定個人情報等保護管理責任者は、前条の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(定期または随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス記録)

第26条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存するとともに、アクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講じなければならない。

2 特定個人情報等保護管理責任者は、アクセス記録の改ざん、窃取または不正な消去の防止のために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス状況の監視)

第27条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容およびその量に応じて、当該特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、特定個人情報等を含むまたは含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合において、警告表示がなされる機能の設定および当該設定の定期的確認等の必要な措置を講じなければならない。

(管理者権限の設定)

第28条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化および内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。

(外部からの不正アクセスの防止)

第29条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第30条 特定個人情報等保護管理責任者は、不正プログラムによる特定個人情報等の漏えい、滅失または毀損の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消および把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じなければならない。

(情報システムにおける特定個人情報等の処理)

第31条 事務取扱担当者は、特定個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。

2 特定個人情報等保護管理責任者は、当該特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時消去等の実施状況を重点的に確認しなければならない。

(暗号化)

第32条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講じなければならない。

2 事務取扱担当者は、前項を踏まえ、その処理する特定個人情報等について、当該特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化(適切なパスワードの選択および漏えい防止の措置等を含む。)を行わなければならない。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第33条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器および媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。

(端末の限定)

第34条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講じなければならない。

(端末の盗難防止等)

第35条 特定個人情報等保護管理責任者は、端末の盗難または紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。

2 事務取扱担当者は、特定個人情報等保護管理責任者が必要と認める場合を除き、端末を外部へ持ち出し、または外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第36条 事務取扱担当者は、端末の使用にあたっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、次の各号に掲げる必要な措置を講じなければならない。

(1) 使用状況に応じて情報システムからログオフ等を行うことの徹底

(2) 窓口端末の場合におけるディスプレイの方向・設置場所の考慮、のぞき見防止フィルタの利用および窓口間の衝立の設置等

(入力情報の照合等)

第37条 事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認および既存の特定個人情報等との照合等を行わなければならない。

(バックアップ)

第38条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。

(情報システム設計書等の管理)

第39条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書および構成図等の文書について外部に知られることがないよう、当該文書の保管、複製および廃棄等について必要な措置を講じなければならない。

(特定個人情報等の取扱いに関するシステムログまたは利用実績の記録)

第40条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、当該記録を一定の期間保存し、定期にまたは随時に分析するためおよびアクセス記録の改ざん、窃取または不正な削除の防止のために必要な措置を講じなければならない。

第5章 情報システム室等の安全管理

(入退管理)

第41条 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会いまたは監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用および持ち出しの制限または検査等の措置を講じなければならない。

2 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合において、必要があると認めるときは前項の規定を準用する。

3 特定個人情報等保護管理責任者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化および所在表示の制限等の措置を講じなければならない。

4 特定個人情報等保護管理責任者は、情報システム室等および保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、パスワード等の管理に関する定めの整備(定期または随時の見直しを含む。)およびパスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。

(情報システム室等の管理)

第42条 特定個人情報等保護管理責任者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講じなければならない。

2 特定個人情報等保護管理責任者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙および防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保および配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。

第6章 特定個人情報等の提供および業務の委託等

(特定個人情報等の提供)

第43条 特定個人情報等保護管理責任者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。

(業務の委託等)

第44条 特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する者(以下「委託者」という。)は、特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう必要な措置を講じなければならない。

2 委託者は、前項による委託に関する契約を締結するときは、契約書において次の各号に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者、業務従事者の管理および実施体制ならびに特定個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。

(1) 特定個人情報等に関する秘密保持および目的外利用の禁止等の義務

(2) 再委託の制限または事前承認等再委託に係る条件に関する事項

(3) 特定個人情等報の複製等の制限に関する事項

(4) 特定個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

(5) 委託終了時における特定個人情報等の消去および媒体の返却に関する事項

(6) 違反した場合における契約解除および損害賠償責任その他必要な事項

3 委託者は、委託する特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における特定個人情報等の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認しなければならない。

4 委託者は、委託を受けた者が特定個人情報等の取扱いに係る業務を再委託する場合には、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託する業務に係る特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じてまたは委託元自らが前項の措置を実施しなければならない。特定個人情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

5 委託者は、委託先において、番号法に基づき本市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するとともに、本市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わければならない。

6 個人番号利用事務等の全部または一部の委託を受けた者が再委託をする場合は、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。

7 特定個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる者は、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。

第7章 安全確保上の問題への対応

(事案の報告および再発防止措置)

第45条 職員は、特定個人情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案または問題となる事案の発生のおそれを認識した場合は、直ちに当該特定個人情報等を管理する特定個人情報等保護管理責任者に報告しなければならない。

2 特定個人情報等保護管理責任者は、被害の拡大防止または復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行わなければならない。

3 特定個人情報等保護管理責任者は、事案の発生した経緯および被害状況等を調査し、特定個人情報等保護副総括管理責任者および特定個人情報等保護総括管理責任者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに特定個人情報等保護総括管理責任者に当該事案の内容等について報告しなければならない。

4 特定個人情報等保護総括管理責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯および被害状況等を市長および教育長に速やかに報告するものとする。

5 特定個人情報等保護副総括管理責任者および特定個人情報等保護管理責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。

6 特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等保護副総括管理責任者および特定個人情報等保護総括管理責任者の指示により、事案の内容および影響等に応じて、事実関係および再発防止策の公表、当該事案に係る特定個人情報等の本人への対応等の措置を講じなければならない。

7 特定個人情報等保護総括管理責任者は、公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯および被害状況等について速やかに総務省行政管理局に情報提供を行わなければならない。また、漏えい等が生じた特定個人情報等に係る本人への連絡等の対応について速やかに実施しなければならない。

第8章 監査および点検の実施

(監査)

第46条 監査責任者は、特定個人情報等の適切な管理を検証するため、第2章から第7章までに規定する措置の状況を含む本市の特定個人情報等の管理の状況について、定期におよび必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を特定個人情報等保護総括管理責任者に報告するものとする。

2 前項による監査は、特定個人情報等の秘匿性等その内容およびその量に応じて行うものとする。

(点検)

第47条 特定個人情報等保護管理責任者は、各課等における特定個人情報等の記録媒体、処理経路および保管方法等について、定期におよび必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を特定個人情報等保護副総括管理責任者に報告するものとする。

2 特定個人情報等保護副総括管理責任者は、必要に応じて当該点検の結果を特定個人情報等保護総括管理責任者に報告するものとする。

(評価および見直し)

第48条 特定個人情報等の適切な管理のための措置については、特定個人情報等保護総括管理責任者、特定個人情報等保護副総括管理責任者および特定個人情報等保護管理責任者は、監査または点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じるものとする。

付 則

この訓令は、平成28年1月1日から施行する。

守山市特定個人情報等の取扱いに関する管理規程

平成27年12月28日 訓令第33号

(平成28年1月1日施行)

体系情報
第1編 規/第3章
沿革情報
平成27年12月28日 訓令第33号