○守山市文書管理規程

平成10年7月1日

訓令第6号

目次

第1章 総則(第1条―第12条)

第2章 文書の収受および交付(第13条・第14条)

第3章 文書の処理(第15条―第24条)

第4章 文書の施行(第25条―第30条)

第5章 文書の整理および保存(第31条―第41条)

第6章 補則(第42条・第43条)

付則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 本市における文書の取扱いについては、別に定めがあるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(用語の意義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(2) 部長等 前号に規定する部の長ならびに守山市事務分掌規則(昭和51年規則第2号)第5条第3項に規定する政策監、事務監、技監および理事をいう。

(3) 課等 守山市事務分掌規則第4条に掲げる課、これに準ずる事務所または事業所(以下「事業所等」という。)および会計課をいう。

(4) 課長等 前号に規定する課等の課長および所長ならびに当該課等において事務処理を行うものの長をいう。

(5) 係 第3号に規定する課等に置かれた係をいう。

(6) 係長等 守山市事務分掌規則第5条第1項に規定する係長および第3号に規定する事務所等に配属された同等職をいう。

(7) 文書 守山市情報公開条例(平成11年条例第21号)第2条第2項に規定する公文書をいう。

(8) 保管 文書を事務室内に収納しておくことをいう。

(9) 保存 文書を文書庫内に収納しておくことをいう。

(10) 保存期間 文書を事務室に収納しておく期間と文書を文書庫内に収納しておく期間とを合算した期間をいう。

(平12訓令3・平15訓令7・平19訓令15・平20訓令17・平24訓令8・令3訓令11・一部改正)

(文書主義の原則)

第3条 事務の処理は、文書によることを原則とする。

(文書の取扱いの原則)

第4条 事務を適正かつ円滑に処理するため、文書は、正確、迅速かつ丁寧に取り扱われなければならない。

2 文書は、常に整理され、非常災害時に対する措置を講じられておかなければならない。

(総務課長の責務)

第5条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、本市における文書に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括する。

2 総務課長は、文書事務の適正化および迅速性を図るため、必要な指導および改善に努めなければならない。

3 第1項の規定にかかわらず、総務課長は、この訓令における職務の一部を守山市公文書館管理規則(平成12年規則第24号)に規定する館長(以下「公文書館長」という。)に担当させることができる。この場合においては、この訓令中「総務課長」を「公文書館長」に読み替えるものとする。

(平13訓令3・平19訓令15・一部改正)

(課長等の責務)

第6条 課長等は、当該課等における文書事務を管理し、ならびに文書事務の適正化および迅速化を図るよう努め、文書主任に対し必要な指示をすることができる。

2 課長等は、当該課等における文書事務の実態について把握し、文書主任に対し必要な報告を求めることができる。

(文書主任)

第7条 課等の各係に文書主任を置く。

2 文書主任は、各係の係長等をもって充てる。ただし、第2条第6号に規定する係長等が在さない場合は、課長等を文書主任とみなす。

3 文書主任は、上司の命を受け、当該係における次に掲げる文書事務を掌理する。

(1) 文書等(小包便または貨物便により送達される物品を含む。以下同じ。)の収受、配布および発送に関すること。

(2) 文書の処理の促進に関すること。

(3) 文書の審査に関すること。

(4) 文書の整理、編冊、保管、保存、引継ぎおよび廃棄に関すること。

(5) 文書事務の改善および指導に関すること。

(6) 情報公開に関すること。

(7) その他文書事務に関し必要なこと。

(平12訓令3・平19訓令15・平24訓令8・一部改正)

(文書主任会議)

第8条 総務課長は、必要があると認めるときは、文書主任会議を招集することができる。

(文書取扱いの年度)

第9条 文書の取扱いは、原則、会計年度によるものとする。

(文書の書式)

第10条 文書の書式は、別表第1によるものとする。

(文書の記号、番号および記名)

第11条 次の各号に掲げる文書については、それぞれ当該各号に定めるところにより記号および番号を付けなければならない。ただし、軽易な往復文については、番号を省略して処理することができる。

(1) 条例または規則 条例番号簿(別記様式第1号)または規則番号簿(別記様式第1号に準ずる。)により公布の順序に従い番号を付けなければならない。この場合においては、番号に守山市条例または守山市規則の文字を冠しなければならない。

(2) 訓令または告示 訓令番号簿(別記様式第1号に準ずる。)または告示番号簿(別記様式第1号に準ずる。)により制定の順序に従い番号を付けなければならない。この場合においては、番号に守山市訓令または守山市告示の文字を冠しなければならない。

(3) 公告 番号を付けない。

(4) 指令または達 課等ごとの文書収発簿(第12条第2号に規定する文書収発簿をいう。以下同じ。)に従い番号を付けなければならない。この場合においては、番号に守山市指令または守山市達の文字および第25条に規定する記号を冠しなければならない。

(5) 議案 議案番号簿(別記様式第1号に準ずる。)により提出の順序に従い番号を付けなければならない。この場合においては、番号に議の文字を冠しなければならない。

(6) 往復文書 文書収発簿により番号を付けなければならない。この場合においては、番号に守の文字および第25条に規定する記号を冠しなければならない。

2 前項の番号は、毎年1月1日から始め、12月31日に終える。

3 文書の記名は、次の各号に定めるところによる。

(1) 次に掲げる文書には市長名を用いるものとする。

 例規文、議案文、公布文、訓令文、告示文、公告文、指令文および達文

 特に重要な通達

 大臣、各省庁の局部課長、都道府県知事、副知事もしくは都道府県の局部課長に発する文書または市町村その他の官公署の長に発する文書

 法人もしくは団体または個人に発する重要な文書

(2) 次に掲げる文書には副市長名を用いるものとする。

 各部にわたる通達

 市町村の副市長に発する文書

(3) 次に掲げる文書には部長等名を用いるものとする。

 通達(第1号イおよび前号アに掲げるものを除く。)

 市町村の部長等に発する文書

 法人もしくは団体または個人に発する軽易な文書

 部内に発する文書

(4) 次に掲げる文書には課長等名を用いるものとする。

 市町村の課長等に発する文書

 事務連絡等の軽易な文書

(5) 前各号に規定するもののほか照会、依頼等の収受文書の回答等の発送については、収受した職の名を記名として用いることができる。

(平13訓令3・平19訓令15・一部改正)

(帳簿等)

第12条 文書の取扱いに要する帳簿および帳票は、次のとおりとする。

(1) 総務部総務課(以下「総務課」という。)に備えるもの

 条例番号簿

 規則番号簿

 訓令番号簿

 告示番号簿

 議案番号簿

 特殊文書収受・交付簿(別記様式第2号)

 指定出先機関発送文書送達票(別記様式第3号)

 保存文書閲覧・貸出簿(別記様式第4号)

(2) 課等に備えつけるもの

 文書収発簿(別記様式第5号)

第2章 文書の収受および交付

(総務課における到達文書の取扱い)

第13条 総務課において受領した文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 開封しないとあて先の部または課等がわからないものは開封し、それ以外のものは、そのままあて先の部または課等に交付すること。

(2) 書留、特定記録、配達証明、内容証明等特殊扱いの郵便物等および電報(以下「特殊文書」という。)にあっては、特殊文書収受・交付簿に必要事項を記入し、課等の職員の受領印を徴した上、交付すること。

(3) 2以上の課等に関係のある文書は、その関係の最も多い課等に交付すること。

(4) 送達された文書等の郵便料金等が未納または不足である場合において、総務課長が必要と認めるときは、その未納または不足の料金を支払って当該文書等を収受することができる。この場合においては、総務課長が定める郵便物等料金支払簿に必要事項を記入するものとする。

(平19訓令38・平24訓令8・一部改正)

(課等における到達文書の取扱い)

第14条 課等において文書を収受し、または交付を受けたときは、文書収発簿および文書(指示・処理)(別記様式第6号)に必要事項を記入の上、供覧しなければならない。ただし、第16条第4項の規定による処理をする文書で、第25条第1項ただし書の規定により文書番号を付けないものにあっては、この限りでない。

第3章 文書の処理

(文書処理の原則)

第15条 文書は、主管課等(文書を作成、取得等した課等をいう。以下同じ。)の課長等および文書主任が中心となって迅速に処理し、事案が完結するまでその経過を明らかにされなければならない。

(起案の方法)

第16条 上司の決裁を要する事案は、別に定めるものを除くほか、起案用紙(別記様式第7号)および継続用紙(別記様式第8号)を用い、所定の公文例、用字および用語例により丁寧かつ簡潔に起案文書を作成しなければならない。ただし、継続用紙については、当該文書の保存期間に耐える他の用紙を用いることができる。

2 市議会議案に係る起案文書を作成したときは、速やかに、その議案部分の写しを、総務課に送付しなければならない。

3 起案文書には、起案の要旨、理由、問題点等を記載し、必要に応じ、参考となる資料を添付しなければならない。

4 第1項の規定にかかわらず、軽易な申請、照会に係る事案については、文書(指示・処理)票により処理することができる。

(供覧の方法)

第17条 収受し、または交付を受けた文書で、次のいずれかに該当するものについては、文書(指示・処理)票により上司に供覧しなければならない。

(1) その処理に改めて決裁を要するが、とりあえず至急に上司の閲覧に供する必要があるもの

(2) 上司の指揮により処理する必要のあるもの

(3) その処理に決裁を要せず、単に閲覧にとどまるもの

2 前項の規定により供覧する場合は、供覧文書の要旨、問題点等を記載しなければならない。

3 供覧文書で、他の部または課等に供覧する必要があるものは、その写しを送付することをもって、これに代えることができる。

4 第1項の規定にかかわらず、同項3号に定める文書で、軽易な事案に係るものは、文書(指示・処理)票による供覧および第2項の規定は適用しない。

(文書の処理)

第18条 決裁文書は、文書主任に回議しなければならない。

2 前項に定めるもののほか、他の部または課等に関係のある事案に係る決裁文書は、その部、または課等に合議しなければならない。

3 前2項の規定により回議または合議を受けた場合は、遅滞なく、これを処理しなければならない。この場合において、処理に日時を要するときは、その理由を主管課等に通知しなければならない。

(議案等の合議)

第19条 市議会議案に係る文書は、政策監、事務監または技監、総合政策部企画政策課ならびに総務部財政課および総務課に合議されなければならない。

2 例規となるべき文書および法規の解釈に関する文書は、総務課に合議されなければならない。

(平19訓令15・平20訓令17・平29訓令3・一部改正)

(代決による処理)

第20条 決裁権者またはその補助者が不在のため、守山市事務決裁規程(昭和55年訓令第1号)に定めるところにより代決しようとするときは、「代」の表示をした上、代決した者が認印しなければならない。

2 前項の規定より代決した者は、事後、遅滞なく、その事項を不在であった者に報告しなければならない。

(平19訓令15・一部改正)

(後閲による処理)

第21条 決裁権者の補助者が短期間不在の場合で、その事案の処理に急を要するときは、主管の上席者の承諾を得て、「後閲」の表示をし、決裁権者の決裁を求めることができる。この場合において、起案者は、事後、遅滞なく、不在であった者に報告し、その認印を求めなければならない。

2 前項の規定は、供覧文書に準用する。

(決裁文書の変更等)

第22条 決裁文書の趣旨もしくは内容を変更し、または廃棄にした場合は、起案者は、その旨を、既に回議または合議を終えた決裁権者またはその補助者に報告しなければならない。

(文書の持ち回り)

第23条 機密文書、緊急な処理を要する文書および特に慎重な取扱いを要する文書は、担当者または上司が持ち回ることを原則とする。

(電話および口頭による照会等の処理)

第24条 電話または口頭による照会、回答、報告等で重要なものは、この章の規定に準じて処理しなければならない。

第4章 文書の施行

(発送文書の記号および文書番号等)

第25条 発送文書には、記号および文書番号を付けなければならない。ただし、事務連絡等の軽易なもの(市長、副市長または部長等名で発送する文書を除く。)にあっては、この限りでない。

2 発送文書の記号および文書番号の付け方は、別表2に定めるとおりとする。

3 2以上の部または課等の共管に属する発送文書には、前項の規定による記号および文書番号を並列して付けなければならない。

(平19訓令15・一部改正)

(決裁文書の浄書)

第26条 決裁文書に基づき施行する文書は、浄書しなければならない。

2 決裁文書と浄書した文書との照合は、確実に行わなければならない。

(公印等の押印)

第27条 浄書した文書には、公印を押印し、必要に応じ決裁文書と契印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印および契印を省略することができる。この場合において、公印省略の旨を表示するものとする。

(1) 市の機関内部の文書

(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡

(3) 通知、照会等の文書のうち、印刷した多量の文書

(4) 課長等および係長等の名において記名した文書(ただし、条例、規則または訓令等に当該職名の印が規定されていない場合に限る。)

(5) 総務課長が適当と認めるもの

2 前項に定めるもののほか、公印の押印については、守山市公印規則(昭和63年規則第24号)の定めるところによる。

(平13訓令3・平15訓令7・平19訓令15・平24訓令8・一部改正)

(郵便等による文書の発送)

第28条 郵便その他これに準ずる方法による文書の発送は、総務課長が行う。

2 前項の規定にかかわらず、総務課長が必要と認めた場合は、直接課等において発送することができる。

3 第1項の規定により総務課長に文書の発送を依頼しようとするときは、発送先の住所、発信課等の記入をした後、総務課長が指定した用紙に記入の上当該文書を課等毎にまとめて郵便等発送ボックスに入れなければならない。

(平19訓令38・一部改正)

(未完結文書の保管)

第29条 決裁文書で、処理の完結しないものは、その処理に支障のないよう確実に保管しておかなければならない。

(完結文書の保管等)

第30条 処理の完結した文書は、当該文書に決裁年月日等所要の項目を記入し、総務課長指定の保存ファイル(以下「保存ファイル」という。)に順次整理し、確実に保管しておかなければならない。

第5章 文書の整理および保存

(文書の分類)

第31条 文書は、種別(文書の保存期間による分類をいう。以下同じ。)および類別(文書分類区分表による分類をいう。以下同じ。)に分類する。

2 文書の種別およびその保存期間は、次のとおりとし、細目は別表3のとおりとする。

(種別)

(保存期間)

第1種

長期(30年)

第2種

10年

第3種

5年

第4種

3年

第5種

1年

第6種

法令等(法律、政令、条例等をいう。)に定めのある期間

3 文書の保存期間は、当該文書の処理の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、前項の第6種については、この限りでない。

4 文書分類区分表は、総務課長が定める。

(平13訓令3・一部改正)

(文書の編冊)

第32条 処理の完結した文書は、当該完結した年度の終了後、速やかに、次に定めるところにより編冊しなければならない。

(1) 文書の種別、類別および会計年度別に保存ファイルを用い、編冊するものとする。

(2) 保存ファイルには、背表紙(別記様式第9号)を付けなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、同項の規定により難いものならびに前条第2項の第4種、第5種および第6種の文書については、総務課長と協議の上、別の方法により編冊し、または整理することができる。

(文書の保管および保存)

第33条 文書主任は、前条の規定により編冊した文書を、整理し、保管および保存しなければならない。

2 文書主任は、保管期間を総務課長と協議し、年限を定めるものとする。

(文書保管・保存・引継目録票の提出)

第34条 文書主任は、前条の規定により保管する文書については、文書保管・保存・引継目録票(別記様式第10号)を2部作成し、1部を保管し、残り1部を、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から6月30日までの間に総務課長に提出しなければならない。

2 文書主任は、前条の規定により保存する文書については、文書保管・保存・引継目録票を3部作成し、1部を保管し、1部は総務課長が定めた文書保存箱に張りつけ、1部を総務課長に、当該文書の保管期間が経過した日の属する年度の翌年度の4月1日から6月30日までの間に提出しなければならない。

(文書の引継ぎ)

第35条 文書主任は、第31条第2項の第4種に属する文書を除く第33条第1項に規定する保存文書を、当該保存文書が完結した日または保管期間が経過した日の属する年度の翌年度の4月1日から6月30日までの間に、総務課長に引継がなければならない。

2 文書主任は、前項の規定により保存文書を引継ぐ場合、第34条第2項に規定する文書保存箱に収納し、総務課長の指示により引継がなければならない。

3 第1項の規定にかかわらず、機密文書および引継ぎをしないことについてやむを得ない理由があると認められる文書ならびに出先機関に属する文書については、総務課長と協議の上、引継ぎをしないことができる。

(引継ぎ文書の審査等)

第36条 総務課長は、前条第1項の規定による引継ぎに際しては、文書の編冊または整理の適否を審査し、および文書保管・保存・引継目録票と照合しなければならない。

2 総務課長は、前項の規定による審査および照合の結果、不適当なものがあると認めるときは、文書主任に対し、その補正を求めることができる。

(引継文書の保存)

第37条 総務課長は、第35条第1項の規定により引継ぎを受けた文書を、種別および類別ごとに整理し、保存しなければならない。

(書庫の管理)

第38条 書庫は、常に整理整頓しておかなければならない。

2 書庫内においては、火気を厳禁し、非常災害時に対する措置を講じておかなければならない。

(保存文書の貸出等)

第39条 総務課長は、その引継ぎを受けた文書について、課等に対し、これを貸し出し、または閲覧に供することができる。この場合において、機密文書を貸し出し、または閲覧に供しようとするときは、当該文書の主管課等の課長等の承認を得なければならない。

2 前項の規定により、貸し出し、または閲覧に供するときは、保存文書閲覧・貸出簿に所要の事項を記載させなければならない。

3 主管課等の課長等は、その保存する文書について、他の課等に対し、これを貸し出し、または閲覧に供することができる。

(文書の廃棄)

第40条 総務課長および現に文書保管・保存・引継目録票を保管する者(以下、この条において「総務課長等」という。)は、保管または保存する文書で、保存期間を経過したものおよび保管または保存の必要がないと認めるものを廃棄しなければならない。

2 前項の場合において、現に文書保管・保存・引継目録票を保管する者は、保管文書を廃棄しようとするときは、あらかじめ、総務課長に文書保管・保存廃棄目録票(別記様式第11号)を添えて、その旨を通知しなければならない。

3 第1項の場合において、総務課長は、管理している保存文書を廃棄しようとするときは、あらかじめ、現に文書保管・保存・引継目録票を保管する者に文書保管・保存廃棄目録票を添えて、その旨を通知しなければならない。

4 前項により通知を受けた現に文書保管・保存・引継目録票を保管する者は、保存文書を廃棄する場合は、文書保管・保存廃棄目録票を作成し、総務課長に提出しなければならない。

5 総務課長等は、第1項の規定により文書を廃棄する場合は、必要に応じ、塗消、切断等当該文書の判読を不可能とする措置を講じた上、焼却または売却の手続を執らなければならない。

6 第1項の規定にかかわらず現に文書保管・保存・引継目録票を保管する者は、保存期間を経過した文書で、なお保存する必要があると認めるものについては、更に期限を定めて保存することができる。

7 前項の規定に基づき保存期間を延長したときは、新たな文書保管・保存・引継目録票を添えて、総務課長に報告しなければならない。

(文書整理週間)

第41条 総務課長は、文書の整理整頓および不用文書の廃棄を促進するため、文書整理週間を設けるものとする。

第6章 補則

(文書の取扱いの特例)

第42条 部長等は、所属の出先機関もしくはこれに準ずる事業所等で処理する文書または大量かつ定型的に処理する文書の取扱いについて、この規程によることができない場合は、総務部長と協議の上、この規程に定める方法以外の方法によりその全部または一部を取り扱うことができる。

(平19訓令15・一部改正)

(委任)

第43条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行について必要な事項は、総務部長が定める。

付 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成10年7月1日から施行する。

(経過措置)

2 第2章の規定は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に収受し、および交付を受けた文書から適用し、同日前に収受し、および交付を受けた文書については、なお従前の例による。

3 第3章および第4章の規定は、施行日以後に起案し、および供覧する文書から適用し、同日前に起案し、および供覧する文書については、なお従前の例による。

(文書取扱主任の解任)

4 この訓令による改正前の守山市文書管理規程(以下「旧規程」という。)の規定に基づき任命されている文書取扱主任は、施行日において、何らの手続を要せず、その職を免ぜられるものとする。

(様式)

5 旧規程に定める様式による用紙は、この訓令による様式に適宜修正し、当分の間使用できるものとする。

(保存期間の通算等)

6 この訓令の施行の際現に保存されている文書の保存期間については、旧規程の規定に基づき保存された期間を通算する。また、旧規程により永年保存とされている文書は、この訓令の施行日以後は第31条第2項の第1種長期保存文書とみなす。

(総務部長への委任)

7 付則第2項から前項までに定めるもののほか、この規程の施行に伴い必要な経過措置その他の事項については、総務部長が定める。

付 則(平成11年12月10日訓令第14号)

(施行期日)

1 この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令による改正前の別記様式第4号の用紙は、改正後の同様式に適宜修正し、当分の間使用できるものとする。なお、公布の日から平成12年3月31日までの間、改正後の別記様式第4号の様式にかかわらず、同様式中「

情報公開等区分

公開・部分公開・非公開( 条 号)

」については、記載しないことができる。

付 則(平成12年2月15日訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

付 則(平成12年3月1日訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の別記様式第4号および別記様式第7号の用紙は、改正後の同様式に適宜修正し、当分の間使用できるものとする。

付 則(平成13年3月16日訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令による改正前の別記様式第7号および別記様式第8号の用紙は、改正後の同様式に適宣修正し、当分の間使用できるものとする。

付 則(平成15年3月31日訓令第7号)

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

付 則(平成19年3月16日訓令第15号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

付 則(平成19年8月29日訓令第38号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

付 則(平成20年7月1日訓令第17号)

この訓令は、平成20年7月1日から施行する。

付 則(平成24年3月28日訓令第8号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

付 則(平成29年3月16日訓令第3号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

付 則(令和3年3月31日訓令第11号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(平12訓令1・一部改正)

画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像

別表2(第25条関係)

発送文書の記号および文書番号

(例) 守○第○○○号

(1) 守の次に記号を記入すること。

(2) 記号は、課等の一字目を冠した文字を記入すること。ただし、当該冠した文字が、他の課等名と競合するときは、当該課等名中において2字または3字を組み合わせ記入するものとする。

(3) 文書番号は、記号の次に第を記入した後、文書収発簿により発生した順序による番号を記入すること。

別表3(第31条関係)

(平13訓令3・平19訓令15・一部改正)

文書保存標準期間表

保存期間

項目

長期(30年)

10年

5年

3年

1年

条例、規則その他例規の制定改廃に関する文書

法規担当課

 

 

 

 

主管課等

 

 

 

 

市議会に関する文書

議会担当課

重要なもの

議決謄本など

軽易なもの

 

 

主管課等

 

重要なもの

軽易なもの

 

市の沿革、区域に関する文書

主管課等

 

 

 

 

陳情、請願、要望、上申、訴願等に関する文書

主管課等

特に重要なもの

重要なもの

 

 

訴訟、不服申立等に関する文書

法規担当課

 

 

 

 

主管課等

 

 

 

 

事務引継に関する文書

主管課等

特に重要なもの(市長、副市長など)

重要なもの

 

 

職員の任免、進退賞罰に関する文書

人事担当課

 

 

 

 

主管課等

(非常勤職員の任免に関するものなど)

 

 

 

 

各種原簿、台帳等

主管課等

(人事・給与関係は、人事担当課)

特に重要なもの

重要なもの

(出勤簿、休暇願簿、時間外勤務命令簿、出張命令簿、給与・手当・福利に関する文書など)

 

 

財産、営造物、市債に関する文書

財政担当課

重要なもの

(不動産の取得等については20年)

管財担当課

重要なもの

主管課等

重要なもの

契約、協定に関する文書

主管課等

特に重要なもの

重要なもの

(一般事務・業務委託、施設保守委託など)

軽易なもの(軽易な業務委託など)

 

工事施行に関する文書(設計書、図面、契約書等)

主管課等

重要なもの(大規模な工事、公共施設など)

 

 

 

予算に関する文書(支出負担行為または調定行為に入る前の予算関係書)

財政担当課

特に重要なもの(予算書、予算説明書など)

重要なもの

 

 

主管課等

 

 

 

(予算見積書、収支計画書など)

 

予算執行、会計に関する文書(支出負担行為または調定行為以後の予算執行および会計関係書)

出納担当課

調達担当課

特に重要なもの

重要なもの

 

 

主管課等

 

 

重要なもの

軽易なもの(物品購入請求伝票など)

決算に関する文書

財政担当課

出納担当課

特に重要なもの(決算書、主要な施策の成果報告書など)

重要なもの

 

 

主管課等

 

 

 

 

告示、公告等に関する文書

法規担当課

重要なもの

 

 

 

主管課等

 

重要なもの

軽易なもの

 

事務事業の計画の樹立に関する文書

企画担当課

特に重要なもの

 

 

 

主管課等

特に重要なもの

重要なもの

 

 

寄付または贈与の受納に関する文書

主管課等

特に重要なもの(不動産など)

重要なもの

軽易なもの

 

付属機関に関する文書

主管課等

特に重要なもの(諮問、答申書など)

重要なもの(議事録など)

 

 

国、県に対する許認可、申請等に関する文書

主管課等

特に重要なもの

 

 

 

国、県への補助金等の交付に関する文書

主管課等

特に重要なもの

重要なもの

 

 

補助金等の交付に関する文書

主管課等

 

 

重要なもの

 

調査、研究、統計に関する文書

資料担当課

重要なもの

 

 

 

主管課等

 

重要なもの

軽易なもの

 

許可、認可、承認、取消など行政処分に関する文書

主管課等

特に重要なもの(法的に10年を超えるものなど)

重要なもの(法的に5年を超えるものなど)

(法的に3年を超えるものなど)

軽易なもの(法的に1年を超えるものなど)

 

所轄行政庁からの通達等に関する文書

主管課等

重要なもの

 

 

 

儀式および表彰、褒章に関する文書

主管課等

特に重要なもの

重要なもの

 

 

市史の資料となる文書

主管課等

 

 

 

 

市の発刊する刊行物等

資料担当課

 

 

 

 

主管課等

 

重要なもの

 

 

市関係団体に関する文書

主管課等

重要なもの

 

 

 

災害救助に関する文書

主管課等

 

 

 

 

文書の収受および発送に関する文書

主管課等

 

 

重要なもの(文書収発簿など)

 

照会、回答に関する文書

主管課等

 

 

 

軽易なもの

庁内通知に関する文書

通知担当課

 

 

 

 

主管課等

 

 

 

 

各種日誌その他これらに類する文書

主管課等

 

 

 

 

その他事務事業の執行に関する文書

主管課等

10年を超える保存を有すると認められる特に重要な文書

主要事務事業に関する重要なもののうち、将来の例証となるものなどで、5年を超える保存を要すると認められる文書

主要事務事業に関するもののうち「10年保存」に該当しないもので、3年を超える保存を要すると認められる文書

通常の事務事業の執行に関するもののうち、「5年保存」に該当しないもので、1年を超える保存を要すると認められる文書

事務事業の補助的なものおよび軽易な文書で、1年を超えて保存する必要がないと認められる文書

備考

1 ○は標準的な保存期間を示す。

2 保存期間の設定にあたっては、次の事項を十分考慮すること。

(1) 法令の指定……法令等により指定されている保存期間、時効など

(2) 決裁区分……守山市事務決裁規程別表の決裁区分

(3) 内容の効力……任期、適用期間、証拠期限、会計検査など

(4) 重要度……対市民関係、基本組織、制度との関係など

(5) 使用度……長期、短期の別など

(6) 資料価値……歴史的価値、統計価値、実績価値など

(7) その他……経費の多寡、他の公共団体との関係など

画像

(平13訓令3・平19訓令38・一部改正)

画像

(平13訓令3・一部改正)

画像

(平12訓令3・全改、平13訓令3・一部改正)

画像

(平13訓令3・一部改正)

画像

(平19訓令15・全改、平20訓令17・平24訓令8・一部改正)

画像

(平19訓令15・全改、平20訓令17・平24訓令8・一部改正)

画像

(平13訓令3・全改)

画像画像

(平13訓令3・一部改正)

画像

(平13訓令3・一部改正)

画像

(平13訓令3・一部改正)

画像

守山市文書管理規程

平成10年7月1日 訓令第6号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第1節 事務分掌
沿革情報
平成10年7月1日 訓令第6号
平成11年12月10日 訓令第14号
平成12年2月15日 訓令第1号
平成12年3月1日 訓令第3号
平成13年3月16日 訓令第3号
平成15年3月31日 訓令第7号
平成19年3月16日 訓令第15号
平成19年8月29日 訓令第38号
平成20年7月1日 訓令第17号
平成24年3月28日 訓令第8号
平成29年3月16日 訓令第3号
令和3年3月31日 訓令第11号